Инструкция по настройке телефонии на праздники

Настройте обработку входящих вызовов в праздники по отдельной схеме и разным номерам и применяйте ее впоследствии ко всем красным дням календаря.

Выходные и праздничные дни могут «разорвать» все понятные настройки временных интервалов в виртуальной АТС. Особенно, когда у вас включена обработка входящих вызовов в рабочее и нерабочее время (будни — выходные), а праздники выпадают на трудовые дни недели. И ладно бы этот праздник был просто выходной. А если он выходной, но не для всех сотрудников? И, скажем, отдел клиентской поддержки выходит в эти даты на сокращенный день? Что делать, задавал знаменитый вопрос Чернышевский Н.Г. еще в XIX веке, как сделать переадресацию звонков?

Ответим на этот вопрос на простом примере. Представим, что основная часть вашей компании, как и вся страна, отдыхает в праздники. Клиентская же поддержка трудится и принимает звонки с 10.00 до 17.00. Интервал нерабочего времени для приема обращений по телефону этой службе в таком случае не подойдет.

Временной интервал нерабочего времени компании. Как видим, он настроен только для вечерних и ночных часов будних дней, а также выходных. А это неприменимо к праздникам, которые выпадают на будни

Как сделать так, чтобы входящие звонки, поступающие на телефон компании в праздники, распределялись нужным образом? Как настроить переадресацию? Все весьма просто.

Видеоинструкция по настройке правил переадресации

Как включить переадресацию на другой номер?

В интерфейсе виртуальной АТС «Телфин.Офис» необходимо пройти по пути «Маршрутизация» — «Все схемы» — выбор нужной схемы и включить «Общие настройки схемы». Далее, как и при настройке интервалов для рабочего и нерабочего времени, создать отдельные интервалы на каждую праздничную дату, как это сделано по примеру 9 мая (см. рисунок ниже).

Создание временного интервала для конкретного праздничного дня в общей схеме обработки входящих звонков

И здесь начинается самое удобное в настройке АТС! Чтобы три раза не дублировать правило обработки звонков для каждого временного интервала, можно сделать сложную переадресацию с одной схемы на другую, предоставляемую ВАТС «Телфин.Офис».

Для этого в разделе настроек виртуальной АТС «Маршрутизация» создаем новую схему (кнопка «Добавить новую схему») и называем ее (к примеру, «Праздничные дни»):

Как создать новую схему обработки звонков? Кликнуть кнопку «Добавить новую схему»

В созданной схеме добавляем временной интервал, когда звонки принимаются:

Настройка временного интервала для приема входящих звонков в праздничные дни

А когда нет:

Настройка обработки входящих звонков в праздничные дни, когда не работает даже служба клиентской поддержки

Выбираем для каждого из созданных интервалов алгоритмы маршрутизации входящего вызова, «Если ни один из пунктов цифрового меню не выбран» (прим. ред.: звонящим абонентом) или выбран по ошибке. После в настройке «Звонок поступил» каждого интервала выбираем: «Интеграция» — «Перейти в другую схему обзвона» — «Праздничные дни» и сохраняем.

Все, теперь в праздничные дни АТС будет перенаправлять телефонные обращения по заданному вами алгоритму обработки входящих вызовов на соответствующие номера. Примечательно, что схему переадресации для праздников вы сможете использовать впоследствии для всех красных дней календаря. Таким образом, вы связали разные схемы обработки звонков и уберегли себя от десятков вкладок временных интервалов в одной схеме.

Главное, не забудьте в каждой схеме переадресации расставить вкладки интервалов по приоритету слева направо, так как именно по такому алгоритму АТС обрабатывает информацию. То есть сначала, как показано на рисунке ниже, считывается информация с интервала «1 мая», и, если время входящего звонка не совпадает с заданными в нем временем, АТС переходит на следующий интервал — «2 мая» (и далее по порядку). Поэтому, если в начале вы поставите интервал «Рабочее время», после — «9 мая», а звонок поступит в 17.10 Дня Победы (а это есть среда и трудовое время компании), то АТС включит схему обработки вызовов по рабочему времени, а не согласно праздничному дню. И тогда клиент будет слушать длительное приветствие компании, но трубку в ней так никто и не возьмет.

Порядок расположения временных интервалов в настройках схемы обработки звонков очень важен. Слева направо сначала ставятся временные интервалы на конкретные даты в хронологическом порядке, после интервалы на нерабочее и затем рабочее время

Если вы не знаете, как поставить переадресацию на другой номер, и хотели бы получить помощь службы технической поддержки Телфин в настройке схемы, отправьте заявку на support@telphin.ru. Техническое сопровождение клиентов компании бесплатно.

Наталья

руководитель группы продаж

На должности руководителя более 8 лет, обучаю новых сотрудников, провожу тренинги для действующих по повышению эффективности продаж. Взаимодействую с операторами связи по открытию новых направлений.