С чего начать настройку виртуальной АТС?

Телфин продолжает серию материалов рубрики «То, что у вас есть, но о чем вы не знали». И рассказывает о настройке временных интервалов в ВАТС как основе эффективной обработки входящих звонков.

Видеоинструкция по настройке виртуальной АТС Телфин.Офис

Некоторые компании, подключившись к VoIP и настроив рабочее голосовое приветствие, упускают из вида важную деталь. А именно — голосовое приветствие, записанное для клиентов, кто звонит в компанию в рабочее время, проигрывается даже тогда, когда в офисе уже никого нет. Особенно часто подобные случаи происходят в отделах продаж интернет-магазинов, компаниях, имеющих сеть представительств в различных регионах РФ и странах. В результате клиенты звонят из разных часовых поясов. Часть входящих звонков приходится на нерабочие, ночные часы. Клиенты не дозваниваются, уходят к конкурентам. Поэтому, чтобы правильно управлять входящими звонками и не терять клиентов, в виртуальной АТС необходимо настроить временные интервалы для рабочего и нерабочего времени.

Для этого в настройках ВАТС «Телфин.Офис» перейдите в «Маршрутизация и голосовое меню IVR». Далее выберите интересующую вас схему звонков, перейдите в ее «Общие настройки» — «Схема работы», нажмите на кнопку «Добавить интервал». Далее настройте интервал отдельно для рабочего и нерабочего времени компании.

Например, ваша компания работает по будням с 9.00 до 19.00 без перерывов. В соответствии с этим вы создаете интервал для рабочего времени (выбирайте во «Время работы» опцию «По будням» и задаете часы). Далее в настройках «Звонок поступил» выбираете правила, по которым будут обрабатываться входящие звонки. Скажем, проигрывать стандартное голосовое приветствие (опция «Проигрывать мелодию»), а после автоматически переводить секретарю (перевести на добавочный номер секретаря).

Здесь вы также сможете настроить правила маршрутизации входящих вызовов в случае неверного набора клиентом в голосовом меню добавочного номера сотрудника, отдела или при отсутствии такового действия.

Соответственно в интервале для нерабочего времени вы отмечаете нерабочее время. Записываете для этого другое голосовое приветствие, уведомляющее о том, что сейчас компания не работает, но обязательно свяжется с вами в рабочее время. И переводите входящие звонки, к примеру, на голосовое почту, где человек, звонящий в компанию, сможет оставить свой вопрос.

При настроенных интервалах виртуальная АТС будет автоматически определять время входящего звонка и то, какую схему обработки к нему применить.

Добавим, в настройках временных интервалов также можно задать правило для набора — через какой префикс (*/#) или цифру можно будет донабрать внутренний номер сотрудника или отдела из голосового меню.

Наталья

руководитель группы продаж

На должности руководителя более 5 лет, обучаю новых сотрудников, провожу тренинги для действующих по повышению эффективности продаж. Взаимодействую с операторами связи по открытию новых направлений.