Настройка виртуальной АТС — как не терять клиентов

Мы так часто говорим о дополнительных возможностях АТС «Телфин.Офис», что иногда забываем о самых простых системных настройках и базовых функциях. Подключить их может любой сотрудник компании даже без технического задания всего за несколько часов. Какие опции и правила работы телефонии выбрать, как настроить АТС самостоятельно и сделать это грамотно, читайте в нашей статье.

• Оповещение о пропущенных вызовах
• Переадресация звонков на коллег
• Видеоинструкция по настройке виртуальной АТС
• Работа со звонками «в пути»

В одной из наших прошлых статей мы подробно говорили о настройке временных интервалов для обработки входящих звонков. Сегодня мы продолжаем рассказывать о том, как не терять клиентов и не пропускать их обращения с помощью системных уведомлений и настройки переадресации.

Оповещение о пропущенных вызовах

В личном кабинете АТС «Телфин.Офис» вы можете самостоятельно настроить оповещение о пропущенных звонках и установить лимит хранилища, при достижении которого, на e-mail будет приходить соответствующее уведомление.

Доступ к настройкам оповещений о пропущенных вызовах и лимита ресурса хранилища находится в блоке главного меню «Настройки» — вкладка «Аккаунт» — блок «Уведомления».

• Нажмите кнопку «Изменить». В любой момент вы можете изменить данные в этом разделе. У нас нет ограничений по числу повторных настроек. Есть возможность включить/выключить уведомления, изменить электронный адрес и % занятого места в АТС.
• Выберите значение бегунка в параметре «Куда присылать». Вы можете указать единый электронный адрес для одинаковых уведомлений, например, ответственного специалиста, или разные, если для каждого типа оповещений вы хотите использовать отдельный e-mail.
• Установите бегунок на оповещениях в разделе «О чем оповещать». На выбор: уведомление о пропущенных звонках и лимите свободного места на диске, при достижении которого на указанный e-mail будет приходить сообщение. Одновременно можно включить два оповещения.

Не забудьте указать электронные адреса, на которые будут приходить ваши системные уведомления, и нажать кнопку «Сохранить».

Переадресация звонков на коллег

Еще одна настройка АТС, благодаря которой вы никогда не будете пропускать обращения от клиентов — переадресация звонков сотрудников, которые ушли в отпуск, на больничный или уехали в командировку. Маршрутизацию можно поставить на мобильный или на другой добавочный номер, например, если номер коллеги занят или оборудование не в сети.

Сразу обращаем ваше внимание, что переадресацию вы настраиваете для каждого добавочного номера, который подключен к виртуальной АТС «Телфин.Офис». Для этого вам надо войти в личный кабинет АТС в блок «Сотрудники и очереди» - вкладка «Сотрудники»:

• Нажмите на нужного вам сотрудника.
• В форме выберите вкладку «Переадресация».
• Нажмите кнопку «Включить», затем «+ Добавить правило».

Здесь вы дополнительно настраиваете время работы переадресации и голосовую почту для обработки входящих звонков, если вызов так и не был принят. Одновременно вы можете поставить переадресацию на несколько телефонных номеров. В этом случае есть возможность задать принцип распределения звонков между сотрудниками или разными филиалами компании: «Одновременно всем», «Очередь» или «Каскад».

Видеоинструкция по настройке виртуальной АТС

Работа со звонками «в пути»

Чтобы не пропускать звонки клиентов, например, если сотрудник работает удаленно на объекте или находится в командировке, можно сэкономить на переадресации и подключить софтфон для приема и обработки звонков с личного смартфона или любого другого мобильного устройства.

Установить бесплатный программный телефон вы можете самостоятельно на ноутбук с операционной системой Windows, а также на мобильный телефон на Android или iOS. Для установки софтфона в личном кабинете виртуальной АТС «Телфин.Офис» откройте блок «Сотрудники и очереди», вкладку «Сотрудники», выберите добавочный номер сотрудника, на который необходимо настроить программный телефон, и перейдите на вкладку «Софтфон».

Чтобы установить софтфон на смартфон, вам надо:

• Скачайте приложение на мобильный телефон. Для этого считайте в меню «Софтфон» QR-код. Также можно найти Софтфон в AppStore или Play Market, введя в строку поиска: Телфин.
• При первом запуске программа запросит ввести настройки. Вы можете настроить программу автоматически. Для этого нажмите на кнопку «Сгенерировать QR код» и просто считайте появившийся QR-код приложением софтфон, нажав на кнопку «Сканировать QR-код». Программа подтянет все необходимые настройки и приложение будет готово для звонков.

Никаких дополнительных настроек делать не надо. При этом обращаем ваше внимание, если вы одновременно планируете принимать и совершать звонки с разных устройств, например, с телефона в пути и ноутбука в офисе, необходимо использовать два добавочных номера и на каждый из них установить свой программный телефон

Наталья Коржова

руководитель группы продаж

Установка АТС и подключение всех необходимых опций занимает, как правило, не больше одного рабочего дня. Вы можете самостоятельно настроить работу сервисов или обратиться в клиентскую службу. Подробнее о том, как настроить АТС, просматривать непринятые звонки, как подключить телефон к АТС и установить софтфон, читайте в руководстве «Настройка АТС. Инструкция».

Наталья

руководитель группы продаж

На должности руководителя более 8 лет, обучаю новых сотрудников, провожу тренинги для действующих по повышению эффективности продаж. Взаимодействую с операторами связи по открытию новых направлений.