Рекомендации

19 сентября 2024

Как выгодно купить телефонию для бизнеса

Выгодная покупка телефонии для бизнеса требует тщательного анализа и планирования. Чтобы не ошибиться и сделать правильный выбор, нужно учесть немало факторов. Ниже — обзор нескольких из них.

Содержание статьи

• Потребности бизнеса
• Анализ текущей ситуации
• Тестирование
• Прогнозирование изменений (и роста, в частности)
• Выбор между традиционной и VoIP (IP) телефонией
• Сравнение разных провайдеров

Потребности бизнеса

Конечно же, в первую очередь выбирать бизнес-телефонию стоит, исходя из потребностей того самого бизнеса. А что учитывать при этом и как производить анализ? Можно отталкиваться от приведенного ниже порядка действий (естественно, его, при необходимости, можно адаптировать под нужды вашей организации и ее особенности).

Анализ текущей ситуации

Если у вас уже есть какая-то телефония, посмотрите на статистику звонков за месяц. Обратите внимание на количество входящих и исходящих звонков, их продолжительность и пики активности. Это будет полезным при выборе провайдера и тарифа телефонии.

В ходе анализа стоит оценить следующие факторы:

• Пиковые часы. Выявите время суток, когда количество звонков максимальное. Это поможет вам понять, сколько линий нужно для обеспечения качественной связи в эти часы. Можно анализировать и более длинные периоды.
• Оцените количество пользователей телефонии для бизнеса. Подсчитайте количество сотрудников, которые будут использовать систему. Учитывайте, что не все будут одновременно в сети, но важно иметь достаточно линий для обработки пиковых нагрузок.
• Учитывайте типы звонков. Определите, какой процент звонков будет внутренними (между сотрудниками) и внешними (с клиентами). Это может повлиять на выбор тарифного плана. К слову, при выборе провайдера есть смысл делать выбор в пользу тех компаний, которые предлагают бесплатные звонки между абонентами

Если же никакой телефонии в компании нет, и система, по сути, создается с нуля, выход тоже есть. И не один. Многие поставщики телефонии для бизнеса. предлагают услуги по оценке стоимости внедрения и владения решением связи. Ищите провайдера с такими услугами. Также можно провести сравнение с аналогичными компаниями. Если возможно, узнайте, как другие компании в вашей отрасли оценивают свои объемы звонков. Это может дать представление о вашем потенциальном объеме. Как это сделать? Вариантов немало: от опроса сотрудников, работавших ранее в других компаниях, до заказа аналитических данных у специализированных компаний.

Тестирование

Если есть возможность, закажите тестовый период у выбранного провайдера, чтобы оценить реальный объем звонков и качество связи. Многие провайдеры телефонии для бизнеса вполне охотно предоставляют бесплатные (или с минимальной, «символической» оплатой) тестовые периоды клиентам, которые хотят купить услуги. Как правило, услуги предоставляются без существенных ограничений по сравнению с теми, что бизнес получает при покупке телефонии.

Практика показывает, что многим бизнесам таких тестовых периодов достаточно, чтобы понять, на правильном они пути при выборе бизнес-телефонии или нет.

Прогнозирование изменений (и роста, в частности)

Прежде, чем заказать телефонию для бизнеса, оцените возможный рост компании в ближайшие годы. Если есть вероятность этого, стоит выбирать провайдера и систему, которая легко масштабируется.

Если компания работает в сфере, для которой характерна «сезонность» и наличие периодов, когда нагрузка на операторов (менеджеров) будет меняться, следует обратить внимание на провайдера, у которого можно быстро подключать/отключать нужные услуги , добавлять/убирать мощности и т.д. Это, во-первых, позволит быстро адаптироваться к периодически меняющимся условиям, а во-вторых, вы сможете получить связь для бизнеса действительно на выгодных для себя условиях, эффективно управлять расходами на телефонию.

Выбор между традиционной и VoIP (IP) телефонией

Выбор между традиционной и IP-телефонией зависит от конкретных потребностей бизнеса, бюджета и технических возможностей. Если надежность и простота (хотя она весьма относительна) важнее всего, традиционная телефония может быть предпочтительнее. Если же важны гибкость, масштабируемость, функциональность и экономия, то IP-телефония будет более подходящим вариантом. Но все-таки, статистика показывает, что количество компаний, выбирающих именно IP-телефонию для бизнеса, неумолимо растет. Так по данным ТМТ Консалтинг объем рынка виртуальных АТС по итогам 2023 года увеличился на 20,8% по сравнению с предыдущим.

Если говорить подробнее про особенности каждого варианта, то они выглядят так:

• Традиционная телефония: использует аналоговые или цифровые телефонные линии. Зависит от физической инфраструктуры, такой как телефонные провода. Обычно требует установки специального оборудования, такого как АТС.
• IP-телефония: для передачи данных использует интернет-протокол (IP) и IP-сети. Имеет зависимость от интернет-соединения. Эта зависимость обеспечивает возможность использовать для переговоров различные устройства с доступом в сеть. Может интегрироваться с внешними приложениями и системами (например, CRM, ERP и т.д.).

Что касается преимуществ, то:

• У обычной телефонии для бизнеса они следующие: надежность (традиционные телефонные сети обычно более устойчивы к сбоям), качество связи (часто обеспечивает стабильное качество звука, особенно в условиях плохого интернет-соединения), простота использования (пользователи знакомы с традиционными телефонами, и обучение не требуется).
• У IP-телефонии для бизнеса они следующие: снижение расходов на коммуникации (меньшие траты на звонки, особенно это чувствуется на международных звонках), гибкость и отличная масштабируемость (легко добавлять линии и пользователей без необходимости закупки физического оборудования), расширенные функции (включает функции, такие как голосовая почта, конференц-связь, передача данных и интеграция с другими сервисами и т.д.).

Из недостатков традиционной телефонии чаще всего выделяют высокие затраты: приобретение, установка и обслуживание специализированного оборудования, а также содержание собственного специалиста могут быть дорогими. Также можно говорить и об ограничении функций (например, в этом случае меньше возможностей для интеграции с другими системами и приложениями). Также многие отмечают меньшую гибкость таких систем, их сложнее масштабировать и адаптировать под изменяющиеся потребности бизнеса.

Соответственно, у IP-телефонии для офиса картина с недостатками противоположна. VoIP — это меньшие затраты на приобретение и эксплуатацию решения, а также на связь. Это — гибкость и масштабируемость (можно легко добавлять новые линии и пользователей без необходимости физической установки оборудования). И конечно же, не стоит забывать про широкий набор дополнительных функций и возможностей (голосовая почта, конференц-связь, передача данных, интеграция с другими сервисами, голосовые роботы на основе AI и т.д.).

Также можно рассмотреть и третий путь, который представляет собой Гибридную АТС, совмещающую в себе все преимущества как локальной телефонной системы, так и виртуальной, начиная с хранения данных внутри информационного контура компании, заканчивая возможностями быстрого масштабирования и интеграции с любыми бизнес приложениями.

Сравнение разных провайдеров

После того, как вы определитесь с тем, какая нужна телефония в офис, нужно определиться с провайдером. При выборе провайдера IP-телефонии для малого и крупного бизнеса стоит руководствоваться примерно одинаковыми рекомендациями. Исследуйте предложения нескольких провайдеров: тарифы, качество связи, дополнительные услуги и другие моменты, с учетом потребностей компании.

При выборе обращайте внимание на следующие моменты:

• Набор функций. Убедитесь, что провайдер предлагает необходимые функции, такие как голосовая почта, конференц-связь и интеграция с различными внешними потребителями и поставщиками данных, а также возможность управлять дополнительными функциями и возможностями.
• Качество поддержки. Убедитесь, что поддержка доступна в удобное для вас время. Проверьте, через какие каналы можно связаться с поддержкой (телефон, чат, электронная почта): чем их больше, тем лучше.
• Прозрачность и гибкость тарифов. Изучите структуру цен, включая стоимость за минуты, абонентскую плату и дополнительные сборы. Должна быть возможность выбора тарифного плана и его «доработки» в зависимости от потребностей бизнеса.

Не менее важна и безопасность. Узнайте, какие меры безопасности применяет провайдер для защиты данных и звонков, есть ли эффективные средства защиты от DDoS-атак и других киберугроз.

Также стоит уделить внимание анализу отзывов и репутации провайдера телефонии для бизнеса. Изучите отзывы текущих и бывших клиентов о провайдере. Проверьте рейтинг компании на специализированных сайтах и форумах: их сейчас немало.

Ольга

руководитель отдела маркетинга

Разрабатываю маркетинговую стратегию, управляю бюджетом. Анализирую конкурентов, «рисую» портрет целевого потребителя.