Добавочный номер сотрудника — что это?

Одна из востребованных и активно использующихся бизнесом опций виртуальной АТС «Телфин.Офис» — добавочный номер. Благодаря ей вы можете назначить какому-то отделу или конкретному сотруднику короткую числовую комбинацию, по которой можно быстро набрать его.

• Зачем использовать добавочный номер?
• На какое оборудование можно «повесить» добавочный и что для этого нужно?
• Видеоинструкция по созданию добавочного номера
• Как звонить на добавочные номера внутри сети и «снаружи» разными способами?

Добавочный номер — это внутренний номер, обычно состоящий из 3-4 цифр, присваиваемый сотруднику, отделу или офису. Он является «добавочным», поскольку добавляется к основному телефонному номеру компании, и может охватывать большое количество сотрудников и подразделений.

Зачем использовать добавочный номер?

Использовать такой номер можно для различных целей. Опыт клиентов «Телфин», эксплуатирующих виртуальную АТС «Телфин.Офис», показывает, что с их помощью эффективно решаются следующие задачи:

• Экономия времени на внутренних коммуникациях. Сотрудникам не нужно запоминать длинные номера коллег — только добавочные. За счет этого набор номера происходит гораздо быстрее, коммуникации внутри организации значительно ускоряются.
• Денежная экономия на телефонной связи. Во-первых, добавочные «прикрепляются» к основным номерам, подключенным к корпоративной виртуальной АТС. Для пользователей АТС «Телфин.Офис» внутренние звонки бесплатные. Во-вторых, при использовании добавочных можно существенно сократить количество основных номеров. Чем их меньше, тем затраты компании на телефонную связь ниже.
• Повышение лояльности клиентов и партнеров. Не надо тратить время на то, чтобы узнать у оператора или через IVR-меню телефон нужного сотрудника. Можно сразу позвонить ему, зная добавочный номер.
• Разгрузка секретарей и операторов колл-центров. Благодаря добавочным номерам вы можете наладить прямой дозвон к нужным специалистам, минуя всякого рода «посредников».

На какое оборудование можно «повесить» добавочный и что для этого нужно?

Для присвоения добавочных номеров сотрудникам компании достаточно иметь корпоративную АТС, к которой они подключены. Чтобы использовать добавочный номер, специально закупать какое-то оборудование или устанавливать дополнительное программное обеспечение не нужно. Включение добавочных и их распределение между сотрудниками происходит в панели управления виртуальной АТС.

Что касается оборудования, оно может быть любым:

• «Традиционные» стационарные телефоны. Они подключаются к корпоративной виртуальной АТС через SIP-адаптеры.
• IP-телефоны. Такое оборудование не требует дополнительных мер или устройств для подключения к корпоративной виртуальной АТС.
• Компьютеры. Здесь есть 2 варианта. Пользоваться виртуальным основным и добавочным номером можно при наличии на компьютере программного телефона (он же — «Софтофон») или при установленном в браузер плагине.
• Мобильные телефоны. Добавочный номер можно присвоить корпоративной SIM-карте, подключенной к виртуальной АТС по технологии FMC или по другой технологии, либо, как в предыдущем случае — при наличии на смартфоне «Софтфона».

Если вам удалось подключить к корпоративной виртуальной АТС стационарный телефон, смартфон или другое устройство, будьте уверены, что присвоить ему добавочный номер не составит труда. Для этого потребуется всего лишь выполнить некоторые настройки в панели управления ВАТС.

Причем, для присвоения добавочного номера не обязательно, чтобы абонент находился физически где-то поблизости к корпоративной АТС. К ВАТС можно подключать даже удаленных пользователей, а значит, и с закреплением за ними добавочных проблем не возникнет.

Видеоинструкция по созданию добавочного номера

Как звонить на добавочные номера внутри сети и «снаружи» разными способами?

• Звонки на добавочный внутри корпоративной сети. Здесь все довольно просто и понятно. Чтобы позвонить нужному абоненту, подключенному к той же корпоративной ВАТС (к тому же сегменту), что и вы, достаточно просто набрать его добавочный номер. Вводить основной не требуется.
• Звонки на добавочный со стационарного телефона. В этом случае процесс можно разделить на 2 этапа. Сначала набирается основной номер. После дозвона срабатывает голосовое меню, в котором можно информировать о возможных добавочных номеров. Пользователь выбирает нужный и вводит его.
  Важно. Звонки на добавочные номера возможны только со стационарных телефонов, поддерживающих тональный набор.
  Если клиент знает добавочный номер нужного ему абонента, нет необходимости дожидаться, пока голосовой робот перечислит все доступные варианты. Можно сразу после соединения вводить требуемую комбинацию и автоматически переводить вызов на того, чей добавочный номер набран.
• Звонки на добавочные номера с мобильных телефонов и других устройств. Важная особенность мобильных телефонов заключается в том, что здесь набор сразу производится в тональном режиме. За счет этого можно позвонить на добавочный напрямую, минуя голосовое меню и не тратя время на прослушивание сообщений с доступными комбинациями добавочных номеров.

Чтобы позвонить с мобильного телефона сразу на нужный вам добавочный номер, необходимо:

1. Набрать основной номер.
2. Поставить разделитель. В качестве него используется запятая. Чтобы поставить ее при наборе номера с мобильного телефона, нужно нажать и удержать некоторое время кнопку «*».
3. После появления запятой набрать добавочный номер.
4. Нажать кнопку вызова.

Дозвон происходит сразу же на нужный добавочный. Если вам неизвестен этот номер, можно поступить как в предыдущем сценарии — позвонить на основной, прослушать сообщение с перечислением доступных добавочных номеров, выбрать подходящий и ввести его с клавиатуры.

С софтфона или при использовании плагина для браузера можно звонить на добавочный номер любым из двух рассмотренных выше способов. Набор в этом случае также по умолчанию происходит в тональном режиме.

Добавочный номер — это внутренние номера, которые создаются в ВАТС и для них доступны все возможности и опции виртуальной телефонии: журнал звонков, сценарии и очереди звонков, запись разговоров и так далее. Пользуйтесь добавочными номерами, оптимизируйте общение внутри команды и внешние коммуникации. Для этого достаточно только подключить ВАТС и выполнить несложные настройки.

Алексей Евневич

Руководитель клиентского сервиса. Занимаюсь развитием и поддержкой сервисов Телфин в направлении клиентского сервиса совместно с командой. Повышаю эффективность бизнес-процессов. Отслеживаю рыночные и нишевые тренды.