Мы собираем файлы cookie для целей статистики и повышения удобства сайта.
Мы свяжемся с вами в рабочее время отдела продаж.
Отдел продаж работает в будни — с 9:00 до 19:00, в выходные — с 9:30 до 19:00.
Мы собираем файлы cookie для целей статистики и повышения удобства сайта.
11 июня 2024
Телефонизация современного офиса — это не только выбор городского номера и подключение внешних линий для связи. Теперь это понятие охватывает более широкий спектр сервисов для внешних и внутренних коммуникаций.
Какие именно решения связи являются сегодня обязательными для компаний, и как грамотная телефонизация офиса делает бизнес более конкурентным и прибыльным, читайте в нашей статье.
Содержание статьи
Это основная база и платформа, на которой строится вся коммуникационная сеть компании. Поэтому крайне важно выбрать надежную и функциональную офисную АТС. Тенденция такая, что сегодня многие компании уходят от аналоговых (железных) телефонных станций и подключают более современные облачные коммуникационные решения, в частности, виртуальные АТС (ВАТС).
Для подключения ВАТС необходим только выделенный интернет-канал (ширина от 64 кбит/сек на каждую линию). Дополнительное оборудование, например, серверы или системы хранения данных не надо приобретать. Звонки можно принимать и совершать с помощью стационарных телефонов с SIP-адаптерами, IP-телефонов или бесплатного софтфона, который можно установить на мобильный, смартфон или ПК.
Если у компании уже есть своя локальная АТС, можно также расширить ее функциональность и подключить гибридную АТС, то есть интегрировать существующую телефонную станцию, например, железную с АТС «Телфин.Офис». В этом случае совершать звонки можно как через внутреннюю сеть, так и через интернет. Данные хранятся и в контуре компании, и на серверах провайдера (в облаке).
Виртуальная и гибридная АТС — это многофункциональные решения, которые уже поддерживают базовый набор функций для обработки обращений клиентов: голосовое приветствие и IVR, сценарии и очереди звонков, переадресация, голосовая почта, статистика, запись и хранение телефонных разговоров, АОН, аудиоконфренции и др. Данные виды офисных АТС совместимы с любыми телефонными номерами.
Если для телефонизации офиса компания использует виртуальную или гибридную АТС, то для обработки звонков можно выбрать как обычный телефонный номер, так и виртуальный. Единственный момент, который стоить учеть, что для подключения телефонного номера стороннего оператора нужны специальные SIP-настройки. Их можно запросить у текущего оператора связи.
Виртуальный городской номер (российский или иностранный) можно сделать единым для всех офисов компании и ее сотрудников. В данном случае необходимо увеличить число внутренних линий и подключить для каждого офиса/сотрудника свой добавочный номер. Тогда для связи с коллегами и перевода звонка достаточно просто набрать внутренний короткий номер.
Все чаще организации кроме городских номеров дополнительно подключают в Телфин номер 8800 для бесплатных звонков по всей территории РФ, например, для горячей линии или колл-центра, а также виртуальные мобильные номера персонально для сотрудников на объектах, региональных представителей, мобильных специалистов (курьеров и водителей).
Виртуальные телефонные номера являются многоканальными, поэтому одновременно можно обрабатывать неограниченное число обращений клиентов. При этом принимать и совершать звонки сотрудники могут как из офиса, так и удаленно, оставаясь на связи даже там, где нет интернета. Чтобы сократить расходы на связь и звонить внутри сети бесплатно, можно подключить все номера к единой АТС.
Мобильная связь для многих компаний уже стала нормой в общении с клиентами. Удобно, так как сотрудники всегда на связи, даже находясь на объекте, в командировке или отпуске. Однако в этой ситуации нет контроля за работой сотрудников, нельзя вести прозрачный учет числа обращений клиентов. Чтобы исправить эту ситуацию, компании подключают мобильную связь с функциями ВАТС.
Корпоративная мобильная связь с функциями АТС «Телфин.Офис» позволяет сотрудникам использовать мобильные SIM-карты и общаться с клиентами даже там, где нет интернета. При этом увеличивается число функций бизнес-телефонии, появляется возможность стандартизировать процессы в области обработки обращений клиентов. Звонки и СМС сохраняются, но теперь есть еще и статистика, и запись телефонных разговоров.
Кроме этого компания может легко интегрировать мобильную связь с корпоративной CRM-системой. В этом случае звонки текущих клиентов автоматически приходят на мобильные номера персональных менеджеров, а новые обращения сразу попадают в базу компании, где создаются новые сделки. Здесь же хранится вся история коммуникаций с клиентами, включая записи телефонных разговоров.
Тарификация звонков с мобильных осуществляется по общему тарифу компании. Для связи можно использовать только виртуальные номера провайдера ВАТС. Как правило, сам процесс подключения занимает не больше 15 минут, необходимо только заказать нужное количество SIM-карт в офис. Нет посредников из числа сторонних операторов, поэтому договор заключается напрямую с провайдером ВАТС.
Сервис видеоконференций (ВКС) особенно стал популярным в период пандемии. Компании активно продолжают использовать данное решение для проведения удаленных совещаний с коллегами, онлайн-встреч с клиентами, дистанционного обучения сотрудников и обмена опытом без отрыва от работы, организации и проведения маркетинговых мероприятий (вебинаров и конференций).
Возможности видеоконференций у разных провайдеров примерно одинаковы: участники могут транслировать свои экраны и демонстрировать презентации, общаться в чатах, голосовать и участвовать в опросах, работать в группах и вести коллективное обсуждение в закрытых комнатах. Кроме этого можно включить запись видеоконференции и публиковать ее после окончания встречи.
А вот технические вопросы индивидуальны у каждого поставщика услуг. Например, в Телфин для подключения к сервису достаточно перейти по ссылке от модератора. Не менее важными факторами при выборе ВКС являются число участников и продолжительность сеанса. Бесплатные решения, как правило, имеют ограничения, а выделенный сервис можно подключить исходя их данных конкретной компании.
Видеоконференцсвязь применяется в разных отраслях: недвижимость, туризм, медицина, обучение, маркетинг, консалтинг и др. В зависимости от места и способа подключения к сервису ВКС может потребоваться различное оборудование: ПК или ноутбук, оснащенный вебкамерой с микрофоном и наушниками. Или для связи можно использовать специальный видеотелефон.
Звонок с сайта — это удобный инструмент для общения с посетителями сайта. В специальной форме клиент может задать вопрос или сразу сделать заказ, указав для связи контактный номер телефона. Связаться с представителем компании можно в считанные секунды, сервис автоматически набирает номер. Или можно указать удобное время для того, чтобы сотрудник перезвонил.
В зависимости от графика работы компании настраиваются разные сценарии для обратного звонка с сайта. Так сервис позволяет принимать и обрабатывать обращения клиентов даже в нерабочее время. В этом случае на e-mail дежурного сотрудника приходит письмо с номером для звонка. Все вызовы в данном случае проходят через ВАТС, поэтому есть статистика звонков, запись и хранение разговоров.
Кроме мобильной связи в деловую жизнь широко вошли и мессенджеры. Сегодня компании создают корпоративные аккаунты и бизнес-каналы, чтобы оперативно связываться с клиентами. Таким образом можно не только повысить качество обслуживания, но и увеличить поток потенциальных покупателей, которые предпочитают общаться в WhatsApp и Telegram.
В мессенджерах можно вести переписку и обмениваться голосовыми сообщениями, а также обрабатывать звонки, например, прямо в Telegram. Таким образом у компании появляется новый канал для общения с полным функционалом виртуальной АТС. Здесь можно принимать и совершать вызовы, вести статистику обращений клиентов и запись звонков, настраивать разные сценарии маршрутизация.
Сервис «Обработка звонков из Telegram» от Телфин — это альтернативное решение для номера 8800. Звонить на номера в федеральном коде из мессенджера можно везде, где есть интернет, из любого города России. Таким образом компания сокращает расходы на связь, так как звонки в этом случае не тарифицируются ни для клиентов, ни для компании. А если номер клиента не указан, то можно звонить даже на аккаунт.
Для повышения эффективности работы компании сотрудников есть возможность интегрировать мессенджеры с корпоративной CRM. Это решение позволяет вести переписку с клиентами в WhatsApp и Telegram и фиксировать эти данные в клиентской базе. Дополнительно можно настроить функцию отправки сообщений и установки контактов с клиентской базой.
Наличие разнообразных сервисов для обработки обращений клиентов — must have для современных компаний. Однако постепенно организации уходят от многоканальности и большого числа не связанных друг с другом каналов коммуникаций. В таком «зоопарке» решений сложно соблюдать стандарты ведения клиентов, можно просто запутаться, как результат, потерять покупателя.
Теперь компании используют в работе омниканальную связь, то есть число каналов для коммуникаций не уменьшается, но все они связаны друг с другом и создают для клиента единый опыт по всем направлениям. В корпоративной CRM хранится единая история сотрудничества, диалоги ведутся непрерывно и в рамках одного окна. И клиенты общаются с компанией там, где им удобно.
Таким образом конкурентная организация сегодня ориентируется именно на покупателей. Клиенты видят, что компания обращает внимание на детали (разные каналы коммуникаций, минимальное время ожидания на линии и т.д.), начинают доверять вам и становятся вашим лояльным клиентов. Никаких секретов, это всего лишь грамотная телефонизация вашего бизнес и офиса, в частности.
Подключить телефонию в офис
